【辦公效率】把工作細(xì)化到每天能夠完成的工作量（二）

2.如何將復(fù)雜的工作內(nèi)容細(xì)化

將復(fù)雜的工作內(nèi)容細(xì)化，一般需要經(jīng)過三步。

首先，從整體上把握整個(gè)工作的時(shí)間安排。你要設(shè)定好工作的開始和結(jié)束時(shí)間，另外，你還要設(shè)定一些具體的階段性目標(biāo)，即在什么時(shí)間取得什么樣的階段性成果。

其次，把整個(gè)工作按照內(nèi)容分為若干個(gè)步驟。你要決定每個(gè)步驟由誰來負(fù)責(zé)，以及什么時(shí)候完成。根據(jù)劃分方法的不同，整個(gè)工作進(jìn)程中各個(gè)步驟的緊張程度會(huì)有所不同。但是，你一定要預(yù)留出緩沖時(shí)間，以便應(yīng)對突發(fā)狀況。

最后，把每個(gè)步驟的負(fù)責(zé)人的工作進(jìn)行細(xì)化。每個(gè)細(xì)化后的工作不耗時(shí)過長。如果他們花費(fèi)一天的時(shí)間去完成一個(gè)細(xì)化后的工作，則很難集中注意力。你盡量把他們的工作量細(xì)化到小時(shí)。

將整個(gè)工作內(nèi)容細(xì)化后，你就可以用計(jì)算機(jī)管理軟件來進(jìn)行管理了。細(xì)化后的工作任務(wù)不像整個(gè)工作項(xiàng)目的管理那樣用百分比來表示工作的進(jìn)度，而是用“完成”“未開始”“延遲”“暫?！钡葋磉M(jìn)行管理和區(qū)分。

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