【辦公效率】將工作計(jì)劃表的用處發(fā)揮到極致

  要將計(jì)劃具體化、細(xì)分化

你在制訂工作計(jì)劃表時(shí)，一定要將計(jì)劃具體化、細(xì)分化。

所謂“具體化”，指的是用一些可以衡量的標(biāo)準(zhǔn)限定所列的計(jì)劃。比如，你可以把“學(xué)習(xí)商務(wù)英語(yǔ)”這種模糊的計(jì)劃具體化為“朗讀教材的第一課”“背誦10個(gè)商務(wù)英語(yǔ)核心短句”等

所謂“細(xì)分化”，指的是把計(jì)劃以天為單位細(xì)分。你要保證計(jì)劃中每天所分配的工作量都是可以在當(dāng)天完成的，這才是重點(diǎn)。用零碎時(shí)間來(lái)處理的任務(wù)盡量控制在15分鐘以內(nèi)完成，那些需要集中注意力的任務(wù)也要盡可能控制在90分鐘以內(nèi)完成。長(zhǎng)時(shí)間做同一個(gè)工作會(huì)降低你的注意力，也很難讓你產(chǎn)生靈感。對(duì)于每天或每周要做的工作，如果已經(jīng)完全形成了習(xí)慣，你可以不把它們寫進(jìn)計(jì)劃表里。

把計(jì)劃進(jìn)行具體化和細(xì)分化以后，你還要把計(jì)劃按照目的劃分成幾個(gè)大類。這樣，你就可以集中精力做同一個(gè)類型的事情。

因?yàn)樗械挠?jì)劃都是必須完成的，所以不用給它們排列先后順序。一旦給計(jì)劃排列了先后順序，對(duì)于那些靠后的工作就有可能不做了。你可以根據(jù)自己的時(shí)間靈活掌握各個(gè)工作的順序。以天為單位的工作計(jì)劃表不用附加截止日期，其他時(shí)間要做的事情應(yīng)該把它列在那個(gè)時(shí)間的計(jì)劃表里。

如果可能的話，我強(qiáng)烈建議使用專門的軟件管理你的工作計(jì)劃。

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