【辦公效率】不用文件夾，而是用標(biāo)簽給文件分類
√ 如何給文件“貼標(biāo)簽”？
職場中人使用電腦辦公時，用文件夾給文件分類會有一些缺陷。因?yàn)橛行┪募Y料會與好幾個文件夾的內(nèi)容相關(guān)，這時你就不知道要把這文件放進(jìn)哪個文件夾。
舉個例子，假如你的電腦中有“人事部”和“銷售部”文件夾，當(dāng)你整理“銷售部員工錄用情況”這個文件時，你覺得應(yīng)該把它放進(jìn)哪個文件夾里呢？
因此，用文件夾給文件分類，不管你分得多么細(xì)，總會遇到無法準(zhǔn)確定位文件的情況。
如果你用標(biāo)簽給文件分類，就會發(fā)現(xiàn)問題變得容易許多。我把這種分類方法叫作“標(biāo)簽分類法"。
具體操作就是，你不再把文件放置到文件夾中，而是給每一份文件都起一個名字，就像給它們貼標(biāo)簽一樣。注意，當(dāng)你給文件起名字的時候，一定要把這份文件涉及的關(guān)鍵詞都寫進(jìn)它的“標(biāo)簽”里，這樣，只要你檢索關(guān)鍵詞，就能迅速找到你需要的文件。
實(shí)際上，你可以使用Gmail和EverNote來享受專業(yè)的檢索服務(wù)，或者更簡單一點(diǎn)，你在給文件“貼標(biāo)簽”時都遵循一定的規(guī)律，比如前面提到的“銷售部員工錄用情況”那個文件，你可以把它更名為“人事相關(guān)——銷售部員工錄用.doc"。這樣，“人事”“銷售”和“錄用”等關(guān)鍵詞都成為了檢索對象，通過Windows系統(tǒng)自帶的檢索功能或者 Google Desktop你就能迅速地想這個文件。
比起用文件夾對文件進(jìn)行分類，我認(rèn)為還是給文件“貼標(biāo)簽”更好一些，你能更高效地查到相關(guān)資料。
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