【辦公效率】用最短的時(shí)間寫出好文章

√ 用好智能輸入法

職場(chǎng)人士每天要做很多諸如發(fā)郵件和寫文案之類的打字工作。如果想要提高打字速度，那么你在打字時(shí)輸入的字符數(shù)越少越好，并且要保證相當(dāng)高的正確率。

最快、最省力的辦法就是活用智能輸入法。如果你會(huì)使用微軟的IME日文輸入法(類似中文的搜狗輸人法)，只需輸入幾個(gè)提示性的文字就能打出一組文字。我經(jīng)常只輸入“承蒙”兩個(gè)字，就能打出“承蒙您的關(guān)照，我是赤坂商社的永田君”這一串文字。我還設(shè)定了類似的100多個(gè)快捷輸入。

這種智能輸入法的好處就是把輸入的字符數(shù)控制在最小，不僅如此，正確率也非常高。如果提前把常用的快捷輸入(自我介紹、公司地址及商品型號(hào)等)都設(shè)定好，打字的時(shí)候你不用逐一核查也能又快又好地打出漂亮的文章。

√ “替換功能”讓你高效完成寫作

Office辦公軟件自帶的替換功能有時(shí)候也很有用處。比如，你在寫合同書的時(shí)候，常常會(huì)混淆“甲方”和“乙方”。

這個(gè)時(shí)候，你可以把“甲方”和“乙方”這樣特定的文字用自己容易識(shí)別的信息(比如實(shí)際的人名或者公司名)代替，也可以把它們換成其他顏色，先這樣寫完合同，然后再把對(duì)應(yīng)的文字改成“甲方”和“乙方”。這樣，你就可以高效快捷地寫出比較復(fù)雜的文書，并且核查的時(shí)候也會(huì)非常方便。

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